Un cahier de projet est un outil pratique de communication et de coordination, servant notamment d’aide mémoire au personnel – tant artistique que technique – impliqué dans un projet en téléprésence. Un tel cahier peut donc comprendre deux volets : l’un adresserait les notions plus artistiques et l’autre les considérations plus techniques. Néanmoins, le fait de partager ce document entre tous les participants permet d’avoir un espace centralisé où l’on retrouvera toutes les informations pertinentes relatives au projet.
Dans le volet technique de ce cahier, on peut, par exemple, inclure : tout devis technique relatif aux espaces exploités ou représentant les besoins des artistes; un bottin de contact regroupant les informations de chacun (nom, numéro de téléphone, courriel, etc.), afin de faciliter la communication entre les membres de l’équipe; un carnet de notes pour inscrire toute particularité ou besoin spécifique au projet; un schéma des liaisons et des flux à transmettre; un plan de la scène; un calendrier de préparation technique (test de connexion internet, essais techniques, répétitions, etc.); ou tout autre contenu pertinent sur le plan technique. Le fait que tous les membres de l’équipe technique aient accès aux même ressources et partagent ensemble ces informations est assez crucial dans un contexte de production en téléprésence où les équipes sont fragmentées en différents lieux. Un tel cahier vise à favoriser le développement continu de bonnes pratiques, tant sur le plan technique que sur le plan de la communication et de la coordination. Il sert notamment à :
Créer un document de notes techniques partagées, dans lequel on pourrait laisser une trace des enjeux techniques importants ou singuliers, soulevés suite à une rencontre ou autre.
Ces notes peuvent notamment servir à : mémoriser et assurer un suivi de certaines tâches précises à effectuer; prendre en note les équipements manquants à acquérir, louer ou emprunter; inscrire toute question soulevée lors d’une rencontre et pour laquelle il faut obtenir des réponses; noter une série de tests à effectuer pour y répondre; ou toute autre considération particulière.
Intégrer les plans créés selon les besoins de l’événement, pour que le personnel technique ait une référence commune des équipements et de l’endroit où les installer lors du montage.
Pour les projets en téléprésence plus ambitieux et complexes, impliquant plusieurs lieux se transmettant de nombreux flux audio, vidéo et de données, la création d’un tableau des flux qui sera partagé entre les équipes techniques desdits lieux devient un outils essentiel pour noter et planifier adéquatement chaque transmission. Un tel tableau peut prendre différentes formes, mais devrait idéalement permettre au personnel technique de comprendre le trajet et la qualité de chacun des flux transmis, incluant :
Le nom des lieux impliqués (ville, salle de spectacle, résidence de X, etc.);
La bande passante disponible en téléversement et en téléchargement pour chacun de ces lieux;
La liste de toutes les sources (audio, vidéo, données, etc.) transmises;
Le matériel ou l’équipement en amont (sources) et en aval (destinations) et leurs spécifications techniques s’il y a lieu (résolution, cadence, fréquence d’échantillonnage, etc.)
L’origine et la destination de chacune de ces sources;
Le débit binaire (en Mbps) consommé par chacune de ces sources;
Un système permettant de calculer le débit total (en Mbps) consommé par chacune des sources entrantes (téléchargement) et sortantes (téléversement) pour chacun des lieux;
Toute autre information pertinente relative aux transmissions de flux.
Enfin, un tel tableau peut aussi être décliné de deux façons : une vue d’ensemble, pertinente pour le partage d’information entre les équipes techniques des différents lieux; et une vue par lieu, plus détaillée, surtout utile pour la production locale, en guise d’aide-mémoire quant à l’installation spécifique à chaque lieu.
Pour les événements ou projets relativement complexes, impliquant un certain nombre d’intervenantes et d’intervenants techniques ou artistiques, il devient essentiel de dresser la chronologie de leur mise en œuvre (un cue-to-cue). Ce scénario du déroulement de l’événement sera alors suivi à la minute, voire à la seconde près lors de la répétition générale et de l’événement.
La personne désignée à la coordination générale (régisseur) sera responsable du suivi de cette feuille de conduite : il/elle indiquera verbalement aux membres de l’équipe technique quand passer au cue suivant, par l’entremise de l’outil de télécommunication désigné pour l’événement (ClearCom, DISCORD, etc.) Le régisseur sera ainsi en charge de faire progresser l’événement, un cue technique à la fois. Une copie de ce déroulement devra être donné à chaque opérateur ou opératrice impliqué dans l’exécution de cette suite d’actions.
Dès la première rencontre technique d’un projet, la coordination technique a la responsabilité d’élaborer un calendrier qui sera partagé avec le reste de l’équipe de production, afin que tous puissent s’accorder sur les dates importantes pour effectuer les tests ou essais techniques en prévision d’un événement. Sur le plan technique, il est impératif de prévoir au calendrier les périodes de connexion entre les lieux, afin d’effectuer dans l’ordre :
Que ce soit durant la planification, les tests, les essais, les répétitions ou pendant l’événement même, il est essentiel de maintenir une bonne communication entre les équipes techniques des différents lieux. C’est pourquoi il est fortement recommandé de créer un bottin de contact partagé, et ce, dès la première rencontre entre les différentes personnes impliquées dans un projet. Ce bottin peut regrouper le nom de chaque membre des équipes artistique, technique et de coordination, ainsi que les numéros de téléphones, adresses courriel et tout autre information de contact pertinente.
De plus, il est également suggéré à chaque groupe (artistique ou technique) de s’entendre à l’avance sur le moyen de communication à privilégier (téléphone cellulaire, messagerie texte, courriel, visioconférence, etc.), voire jusque’à déterminer l’emploi d’un outil en particulier (SMS, Messenger, DISCORD, Zoom, Jitsi Meet, etc.). Idéalement, pour la technique, l’outil adopté devrait fonctionner sur un appareil mobile et permettre de communiquer indépendamment (en parallèle) de la régie télématique (transmission des flux événementiels). En effet, la communication entre les équipes techniques doit demeurer possible en tout temps, que l’on soit en déplacement ou lorsque la régie télématique n’est pas opérationnelle.
Pour les projets impliquant différents lieux entre lesquelles plusieurs personnes en charge de la technique doivent établir des connexions, l’interaction entre les individus peut facilement devenir chaotique et pénible à entretenir si une bonne stratégie de communication parallèle n’est pas préalablement mise en place. Dans un tel cas, l’outil de communication à privilégier doit être adapté à ces conditions : lorsqu’une communication s’effectue seulement entre deux personnes, un appel téléphonique peut très bien fonctionner; or, lorsque plus de deux personnes doivent communiquer, un outil plus polyvalent – comme DISCORD – facilitera grandement la conversation en centralisant plusieurs modes de communication (voix, vidéo et chat) au même endroit, en plus de faciliter l’identification de chaque membre. Bien que ce type d’outil plus complexe nécessite parfois une certaine configuration, il permet néanmoins de limiter les pertes de temps et d’énergie futures, potentiellement causées par des malentendus, des incidents de communication, un jeu de téléphone arabe, des erreurs sur la personne, etc. Il permet également de garder un suivi textuel (pour le chat) des discussions passées et d’en extraire ou partager certaines informations plus facilement.