Lorsqu’on souhaite mettre en place un projet en téléprésence, il est essentiel d’avoir une bonne coordination afin d’assurer, le bon déroulement du projet. Étant donné que plusieurs équipes doivent communiquer à distance tant dans la préparation que pendant l’événement, voici donc certaines choses à penser et outils de coordination qui pourront être utiles.
¶ Qui fait quoi
Il est essentiel de bien déterminer le rôle et les tâches assignées à chaque personne de l’équipe. En complément, il est fortement recommandé de désigner une personne responsable de la coordination de l’ensemble des équipes (générale). Cette personne peut être issue de l’équipe artistique ou de l’un des diffuseurs de spectacle. Il en va de même pour la coordination technique, qui doit préparer la documentation technique partagée et assurer la coordination des équipes techniques de tous les lieux impliqués. Il est également recommandé d’avoir une personne responsable dans chaque lieu - souvent la direction technique de la salle - à qui se référer, qui veille au bon déroulement du montage, de l’événement et du démontage localement et assure la liaison avec les autres lieux impliqués. Une régie générale est aussi importante afin d’assurer le suivi de l’horaire des répétitions et de donner les “cues” pendant le spectacle.
- Qui coordonne le projet? À l’artistique? À la technique?
- Qui est le responsable dans chaque salle?
- Qui fait la régie générale pendant les répétitions et l’événement?
¶ Vue d’ensemble
Avec plusieurs salles impliquées, les membres de l’équipe doivent avoir une vue d’ensemble du projet. Pendant la préparation, il est utile de placer une caméra en plan large captant l’ensemble de la scène et la diffuser dans les autres lieux. Ainsi, on peut facilement comparer ce qui se passe dans chaque salle. La personne à la mise en scène ou à la coordination peut alors plus facilement diriger à distance.
¶ Communication
¶ Bien communiquer pendant la création
Chaque équipe/corps de métier devrait avoir une façon de communiquer à distance. Il est bon de déterminer la méthode et l’outils qui sera employé lors dès la première rencontre préparatoire.
- L’équipe technique doit pouvoir communiquer en tout temps - même lorsque la transmission en téléprésence n’est pas établie - soit par un outil de messagerie textuelle ou vocale, comme Discord. Ce type d’outils est d’ailleurs idéal pour centraliser l’ensemble des communications entre les équipes de production.
- Un microphone général disponible en tout temps est recommandé dans chaque salle sortant dans les hauts-parleurs pour les appels généraux et pour la direction. On peut aussi déterminer un tour de parole clair entre chaque corps de métier dans le cas des équipes nombreuses.
- Une conversation en parallèle pour chaque département devrait être établie pour se parler de sujets spécifiques.
Par exemple:
- Entre les responsables de la mise en scène;
- Entre les interprètes;
- Entre les concepteurs (éclairage, son, image, décors, accessoires, etc).
¶ Remplir un cahier de projet partagé
Un cahier de projet est un outil pratique de communication et de coordination, servant notamment d’aide mémoire aux personnes - tant pour la coordination, l’artistique et la technique - impliquées dans un projet en téléprésence. Étant dans des lieux séparés l’information centralisée doit être une priorité.
Il est important d’avoir tous les documents dans un même endroit accessible autant par ordinateur que par téléphone mobile. Un dossier de partage en ligne commun à l’ensemlbe des personnes impliquées est une bonne solution et le lien doit être facile d’accès et bien transmis.
Voici un exemple de Cahier de projet. Ce document regroupe l’ensemble des documents nécessaires à la coordination. Il contient des dossiers communs pour la technique, l’artistique et la coordination.
¶ Bottin de l’équipe
Un tableau regroupant les contacts de l’équipe est conseillé pour chaque projet en téléprésence, celui-ci doit être facile d’accès et disponible en tout temps. Les informations, pour une communication rapide entre eux, doivent s’y trouver.
¶ Organiser le temps
¶ Échéancier
Un calendrier de projet doit être préparé entre les parties pour mettre en branle le projet. L’étape cruciale, et souvent complexe, est de trouver une date commune pour tous les diffuseurs. Souvent, la date est déterminée plus d’un an avant la présentation du projet vu le calendrier chargé des diffuseurs. Lorsque la date du projet en téléprésence est déterminée, les autres étapes peuvent être prévues. À la fin, il est recommandé de faire un bilan de projet avec toutes les équipes, afin de documenter les apprentissages et contribuer à l’amélioration continue des pratiques en téléprsénce scénique.
Généralement, 5 étapes sont nécessaires :
- Déterminer les partenaires, la date et le concept de base;
- Approfondir le concept artistique, le schéma technique et les outils de coordination;
- Préparation artistique, technique et de transmission réseau pour s’assurer que tout fonctionne adéquatement;
- Entrée en salle et événement, où l’on doit planifier des périodes d’essais et d’ajustements;
- Bilan du projet et documentation afin de partager l’expérience acquise avec la communauté.
¶ Horaire
Désigner une régie qui suit attentivement les horaires de rencontres. On peut s’inspirer à titre d’exemple des plateaux de cinéma dans notre organisation. Entre autres, le rôle de premier assistant peut être très utile. Vu qu’un bon nombre de personnes sont mobilisées, il est bon d’éviter les moments d’attente.
Un exemple courant est celui-ci : une première salle doit régler une problématique technique, la deuxième qui doit attendre décide de commencer une autre activité. Puis, la première salle règle sa problématique et revient vers l’autre salle. Les voyant travailler, elle pourrait croire qu’elle doit attendre encore, alors que la deuxième ne faisait que gagner du temps. Avec une personne nommée, tel un premier assistant, qui assure une bonne communication, on peut ainsi éviter cette situation.
Planifier l’arrivée de l’équipe technique plus tôt, afin de prévoir une période d’installation et de raccords techniques avant l’arrivée des autres membres de l’équipe. Il est bon de prévoir une heure chaque jour pour la connexion entre les lieux lorsque le montage est terminé.
¶ La promotion de l’évènement
Étant donné que l’évènement est diffusé dans plusieurs lieux, une stratégie commune de promotion est recommandée entre les partenaires. En outre, vu que plusieurs projets en téléprésence impliquent une participation des publics, il est primordial d’avoir un nombre adéquat de spectateurs dans chaque lieu pour que l’expérience soit équilibrée. Pour ce, chaque diffuseur doit s’impliquer dans la promotion de l’événement. Il faut cependant être vigilant, les publics cibles vont souvent varier en fonction du contexte des différentes régions où a lieu le spectacle.
Afin d’avoir une bonne visibilité dans les médias et d’avoir une cohérence entre les différents partenaires, voici quelques recommandations :
- Créer un calendrier des communications commun entre les partenaires en amont. Celui-ci doit dégager les étapes importantes de la campagne promotionnelle.
- Utiliser le même texte descriptif et la même photo/image pour représenter l’événement pour chacun des partenaires.
- Publier une page d’événement sur chacun des sites officiels des partenaires. Celle-ci devrait inclure une présentation des partenaires et les liens pointant vers les événements de leurs pages. Chaque salle doit avoir son module de réservation.
- Sur Facebook, chaque partenaire créer sa page (avec son adresse et sa billetterie) et ajoute ses collaborateurs en « co-administrateur ».
La qualité optimale des images publiées dans un événement Facebook est généralement de 1200 x 628 pixels.
- Diffuser l’événement dans une infolettre pour chacun des partenaires.
- Pour toutes créations graphiques, il est important de nommer les partenaires et de mettre leur logos.
- Rédiger un communiqué de presse en commun. Chacun des partenaires devrait le diffuser dans sa liste média spécifique idéalement le même jour.
- Souligner la simultanéité de l’événement dans plusieurs lieux en cas de couverture de presse. Que celle-ci soit locale ou nationale, idéalement, les journalistes devraient être mis en contact avec les autres partenaires aussi.
- Suivre la préparation de l’événement avec quelques photos et partager celles-ci avec ses partenaires.
- Couvrir l’événement par la prise de photo et la captation vidéo pour point de vue de l’événement. Partager le matériel avec les autres partenaires afin de réaliser un récapitulatif post-événement.
- Rédiger une fiche de description de projet afin de partager l’événement avec la communauté de la téléprésence et maximiser rayonnement.
¶ Budget
Il est recommandé de faire un budget incluant tous les partenaires de la création afin de bien comprendre la répartition financière entre ceux-ci. Vu que le le projet est partagé entre plusieurs salles, il est à noter que la répartition des revenus et des frais de billetterie doit être abordé entre les parties. Une entente doit être convenue vu que chaque salle peut avoir des jauges différentes.