L’une des particularités de la production d’un événement en téléprésence réside dans le fait que différentes personnes situées en différents lieux doivent interagir ensemble de manière concertée. De ce fait, il est primordial d’établir d’entrée de jeu une bonne coordination entre les équipes techniques de chaque lieu exploité. C’est pourquoi il est recommandé de nommer, parmi ceux-ci, une personne qui sera responsable de coordonner le travail de tous. Cette personne sera le pivot central vers qui toutes les informations de nature technique devront converger, et qui prendra les décisions ultimes – surtout durant les événements --, afin d’éviter tout délai ou malentendu, en plus de s’assurer que tous demeurent bien au fait des tenants et aboutissants du projet et respectent l’échéancier.
La coordination technique doit notamment s’assurer que chaque membre de l’équipe connaisse bien son rôle et les tâches qui lui sont attribuées. Dès le début, il faut également s’assurer d’avoir les effectifs nécessaires à la bonne réalisation d’un projet. Par exemple, si un projet en téléprésence implique non seulement une transmission de signaux audiovisuels entre différents lieux, mais aussi une gestion des éclairages, de la diffusion sonore, en plus d’un mélange composite de signaux vidéo à des fins de webdiffusion, il serait assez demandant pour une ou deux personnes d’exécuter seules l’ensemble de ces tâches.
Idéalement, il y aurait une personne responsable de la sonorisation, une autre attitrée à la régie de téléprésence, une autre à la régie vidéo, une à la mise en onde (diffusion web) une autre à l’éclairage et ainsi de suite. Néanmoins, selon les exigences du projet, le budget et les compétences de chaque membre de l’équipe, certains rôles ou tâches peuvent parfois être pris en charge par la même personne.
- Créer un dossier technique partagé (Cahier de projet) avec tous les membre de l’équipe technique, comprenant :
- Devis technique relatif aux espaces exploités ou représentant les besoins des artistes;
- Bottin de contact regroupant les informations de chacun (nom, numéro de téléphone, courriel, etc.), afin de faciliter la communication entre les membres de l’équipe;
- Carnet de notes pour inscrire toute particularité ou besoin spécifique au projet; un schéma des liaisons et des flux à transmettre;
- Plantations scénographiques, scénique, d’éclairage, de liaisons, etc.
- Tableaux des transmissions multimédia intersites, des routages audio et vidéo;
- Diagramme de connexions et fiche descriptive de l’infrastructure réseau;
- Liste de vérification technique propre à la production;
- Calendrier de préparation technique (test de connexion internet, essais techniques, répétitions, etc.);
- Horaire détaillant les périodes de travail des membres de l’équipe technique et Scenic.
- S’assurer que chaque membre de l’équipe technique ait pris connaissance des documents du Cahier de projet (horaire, devis, plans, diagrammes, schémas et tableaux, etc.) et répondre à toute question suffisamment d’avance, en amont de la production;
- Communiquer avec l’équipe de TI de chaque salle impliquée dans une production, leur faire remplir une fiche descriptive de l’infrastructure réseau et le transmettre à l’équipe de support technique et de surveillance réseau;
- Planifier les tests de connexion en situation réelle impliquant toutes les salles et coordonner leur déroulement;
- S’assurer du respect de l’horaire et du rôle de chaque membre de l’équipe et coordonner en tout temps le déroulement technique de la production via un outils de télécommunication adéquat;
- Déléguer toute tâche d’opération afin de maintenir une perspective globale de la production technique et demeurer disponible pour répondre à chaque membre de l’équipe;
- Agir comme intermédiaire entre l’équipe technique et la coordination générale de la production;
- S’assurer que tous les équipements techniques nécessaires à la production soient disponibles, accessibles et fonctionnels;
- Faire le suivi des heures de service de chaque membre de l’équipe à des fins de facturation.
- Répondre aux questions d’ordre technique relatives au fonctionnement matériel, logiciel et réseautique des transmissions multimédia par internet;
- Veiller au bon respect des bonnes pratiques techniques en téléprésence et, au besoin, effectuer des rappels auprès de la coordination technique;
- Aiguiller l’opération télématique vers les ressources en ligne pertinentes (guides, wiki, forums, etc.), au besoin;
- Accompagner l’usager dans le diagnostique d’un problème d’ordre technique et, si possible, proposer des solutions ou des alternatives;
- Installer, réinitialiser ou mettre à jour le système informatique d’une station télématique, au besoin.
- Surveiller à distance la qualité des liens réseau, de bout en bout, entre les différentes stations télématique et signaler, au besoin, tout problème observable;
- Émettre des recommandations aux services TI de chaque lieu, afin d’optimiser la qualité de leur lien réseau, de la station télématique jusqu’au FAI;
- Veiller au bon respect des bonnes pratiques réseau en téléprésence et, au besoin, effectuer des rappels auprès de la coordination technique (fiche descriptive de l’infrastructure réseau).
Une personne responsable de l’opération technique ne devrait pas être responsable :
- Du montage et démontage de tout autre équipement non relié à son rôle ou poste d’opération;
- De l’opération simultanée de plusieurs systèmes ou postes (station télématique, console son, vidéo, éclairage, caméra, etc.);
- De la coordination technique;
- De vérifier la disponibilité des équipements requis pour l’événement;
- D’obtenir un accès de qualité au réseau étendu (WAN) d’un fournisseur d’accès internet FAI;
- Répondre aux demandes et questions d’autres personnes que la coordination ou de l’équipe technique de l’événement.
- Montage et démontage de la station télématique;
- Connexion et déconnexion de tout appareil à la station télématique - aucune autre personne ne devrait toucher à la station Scenic sans l’autorisation;
- S’assurer du bon fonctionnement des équipements composant la station télématique, de leur alimentation électrique et de leur connexion au réseau;
- Être en communication constante avec la coordination technique et les partenaires de transmissions multimédia (opération télématique) de l’événement;
- Prendre connaissance des besoins, plans et devis à l’avance, afin de bien se coordonner avec l’équipe technique sur place et à distance;
- Opérer la station télématique lors des tests de connexions, effectués en amont d’un événement, en suivant les directives de la coordination technique;
- Opérer la station télématique tout au long de l’événement, en suivant les directives de la coordination technique;
- Diagnostiquer et résoudre tout problème lié au fonctionnement de la station et de l’application télématique au meilleur de ses capacités et, au besoin, communiquer avec le support technique après en avoir aviser la coordination technique;
- Respecter l’horaire établi à l’avance par le client selon les modalités du contrat d’opération technique;
- Répondre aux demandes et questions relatives à l’opération télématique, provenant de la coordination ou de l’équipe technique de l’événement.