En préambule de tout événement scénique, il est essentiel de dresser la liste des besoins techniques nécessaires à la réalisation des ambitions artistiques du projet. Cela est d’autant plus important lorsqu’il s’agit d’un projet en téléprésence. Le devis technique est un outil crucial qui permet de concilier une vision artistique à sa réalisation technique.
Un cahier de projet est un outil pratique de communication et de coordination, servant notamment d’aide mémoire au personnel – tant artistique que technique – impliqué dans un projet en téléprésence et vise à favoriser le développement continu de bonnes pratiques de production en téléprésence. Partager en ligne une documentation de référence commune, automatiquement à jour, avec tous les membres des équipes technique impliquées dans une production commune en téléprésence – qui se trouvent généralement séparés en différents lieux et organisations – est d’autant plus crucial.
Un tel cahier peut comprendre deux dossiers :
Dans un souci d’amélioration continue des bonnes pratiques techniques en téléprésence, il est recommandé de faire un bilan à la suite à chaque projet ou événement complété. Cet exercice sert notamment à relever les succès, les échecs ou les améliorations possibles à travers les différentes étapes de réalisation du projet, selon ses particularités. Idéalement, un tel exercice devrait réunir non seulement les membres de l’équipe technique, mais aussi artistique, ainsi que la coordination. En effet, la communication entre les équipes et la réalisation des intentions artistiques doivent faire aussi partie de l’évaluation de la réalisation technique d’un projet.
Il est donc conseillé de faire une rencontre post mortem d’un projet avec l’ensemble des intervenants pour analyser son déroulement, ce qui a bien ou moins bien fonctionné et discuter des perspectives d’avenir. Le bilan est un document dans lequel sera compilé les observations et les apprentissages, dans le but de faciliter la mise en place des projets futurs.