Before any scenic event, it is essential to list the technical requirements needed to achieve the artistic ambitions of the project. This is even more important for a telepresence project. The technical specifications are a crucial tool to reconcile an artistic vision with its technical realization.
A project notebook is a practical tool for communication and coordination, serving as a memory aid for both artistic and technical staff involved in a telepresence project. It aims to foster the continuous development of good production practices in telepresence. Sharing an up-to-date online reference documentation with all technical team members involved in a joint telepresence production—who are usually separated in different locations and organizations—is all the more crucial.
Un tel cahier peut comprendre deux dossiers :
Dans un souci d’amélioration continue des bonnes pratiques techniques en téléprésence, il est recommandé de faire un bilan à la suite à chaque projet ou événement complété. Cet exercice sert notamment à relever les succès, les échecs ou les améliorations possibles à travers les différentes étapes de réalisation du projet, selon ses particularités. Idéalement, un tel exercice devrait réunir non seulement les membres de l’équipe technique, mais aussi artistique, ainsi que la coordination. En effet, la communication entre les équipes et la réalisation des intentions artistiques doivent faire aussi partie de l’évaluation de la réalisation technique d’un projet.
Il est donc conseillé de faire une rencontre post mortem d’un projet avec l’ensemble des intervenants pour analyser son déroulement, ce qui a bien ou moins bien fonctionné et discuter des perspectives d’avenir. Le bilan est un document dans lequel sera compilé les observations et les apprentissages, dans le but de faciliter la mise en place des projets futurs.