Dès la première rencontre technique d’un projet, la coordination technique a la responsabilité d’élaborer un calendrier qui sera partagé avec le reste de l’équipe de production, afin de planifier les vérifications réseau, tests et essais techniques en prévision d’un événement. Sur le plan technique, il est impératif de prévoir au calendrier chacune des périodes suivantes, dans l’ordre :
Au préalable, il est fortement recommandé d’obtenir un document détaillant la configuration réseau d’un espace, auprès la personne responsable (TI), afin de faciliter le travail de diagnostique réseau, en cas de problème, ou mieux encore, de les prévenir en effectuant des recommandations plus optimales, selon les besoins de transmission de l’événement.
Cette étape sert à s’assurer que l’infrastructure réseau de chaque lieu est adéquate, en plus de valider la qualité du lien vers le FAI, ainsi que de vérifier les débits entrant et sortant nécessaires à la réalisation de l’événement sont atteignables. Ce test doit idéalement être effectué en amont d’un test de connexion en situation réelle et requiert parfois la présence de la personne responsable de l’infrastructure réseau de l’endroit (TI).
L’objectif de ce test est d’effectuer une transmission de flux représentative de ce qui est prévu pour l’événement. Autrement dit, chaque lieu doit parvenir à transmettre adéquatement chacun des flux (audio, vidéo et de données) prévus, et ce, vers chacune des destinations impliquées. C’est notamment l’occasion de valider la qualité de chaque transmission et, au besoin, d’apporter toute modification nécessaire à leur optimisation. Idéalement, ce type de test doit être effectué suffisamment d’avance, avant la date de l’événement, afin d’offrir le temps nécessaire pour corriger tout problème observé ou réadapter le projet selon les contraintes potentielles, si nécessaire. Idéalement, ce test devrait être effectué plusieurs fois : d’abord peu de temps après la première rencontre de projet; puis, selon l’ampleur, les ambitions du projet et de son évolution au fil du temps, d’autres tests peuvent être effectués tout au long du processus de développement, afin de s’assurer de la faisabilité technique des nouveaux éléments; enfin, un dernier test de connexion peut être effectué à environ un mois de la date prévue de l’événement ou juste avant l’essai technique final, précédent la répétition générale. À ce stade-ci, le schéma des flux devrait être fixé et ne plus faire l’objet d’aucune modification avant l’événement.
Ces essais impliquent aussi, dans une certaine mesure, le volet artistique d’un projet en téléprésence. Il s’agit notamment de confirmer la faisabilité technique des exigences artistiques du projet, non seulement sur le plan de la captation et de la diffusion, mais aussi scénographique. Dans un cas, certains essais peuvent être focalisés sur certaines expérimentations artistiques, et dans un autre cas, un essai peuvent servir à vérifier la faisabilité d’un projet relativement complexe dans son ensemble. Un défi technique peut effectivement paraître réalisable lorsqu’il est exécuté isolément, mais s’avérer plus compliqué, voire, irréalisable lorsque tenté dans une situation réelle. En somme, tous les paramètres techniques doivent être déterminés et intégralement éprouvés, et ce, avant la première répétition générale avec tous les artistes;
Outre le fait que le personnel technique doit évidemment être présent lors des répétitions, c’est aussi un bon moment pour l’équipe de répéter les opérations techniques qui devront être exécutées durant ladite présentation. Il est essentiel que chaque membre de l’équipe soit suffisamment confortable avec l’ensemble des technologies utilisées et bien préparé à exécuter ses tâches. Le niveau de confiance et d’attention de chaque membre de la technique peut avoir un effet non négligeable sur l’ensemble de l’équipe de production, ainsi que sur le déroulement fluide d’un événement. Les répétitions sont un bon moment pour s’assurer qu’aucun détail n’a été négligé et pour mettre à l’épreuve le flux opérationnel mis en place;
Évidemment, la ou les dates de l’événement représentent l’échéance de la préparation technique; tout doit être prêt, éprouvé et finalisé avant cette date. Le jour même de l’événement, l’équipe technique doit tout de même s’assurer de nouveau que les connexions sont toujours stables et s’effectuent convenablement. Ainsi, un test de transmission complet doit être effectué au moins une heure avant toute représentation ou début de programme. Idéalement, la transmission des flux devrait être établie à partir de ce moment, puis maintenue sans interruption jusqu’à la fin de ladite représentation ou programmation.